DERLEME KÜTÜPHANESİNDE KİTAP TAŞINIR KAYITLARI İŞLEMLERİ: İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ MERKEZ KÜTÜPHANESİ UYGULAMALARI

Yücel Yılmaz İstanbul Üniversitesi

Taşınır mal işlemleri 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu kapsamında Taşınır Mal Yönetmeliği’ne göre yapılır. Öncelikle Taşınır Mal Yönetmeliğinin iyi bilinmesi ve anlayarak okunması gerekmektedir. Uygulama pratiği olmayanların ilk başta neyin nasıl olacağı konusunda az da olsa karmaşaya düşmeleri normaldir. Bu yazıda kayıtlar sadece Envanter Girişi işlemleri açısından anlatılmıştır diğer işlemler için ilgili yönetmelikte açıklamalar bulunmaktadır.

Derleme kütüphanelerinde yayın sayısının çokluğu ve iş akışının fazlalığı işlere anında hâkim olmayı ve işleri güncel olarak takip etmeyi gerektirmektedir. İş hacmi fazla olan kütüphanelerde işlerin biriktirilmeden yapılması çok önemlidir. Bu yazı ilgili yönetmelik ve iş tecrübelerine dayanarak hazırlanmıştır.

İş süreçlerine ve iş akışına şöyle bir giriş yapabiliriz:

Kayıtlar biner adetlik gruplar halinde kütüphane katalog kayıt sisteminden Excel tablosu olarak indirilir. Bu binlik grup öncelikle Excel’de kontrol edilir. Kayıtların eksiksiz ve doğru olması kontrol edilir. Eksik demirbaş var mı? Atlayan, boş kayıt var mı? Sıralama doğrumu gibi çeşitli unsurlar açısından iyice kontrol edilir. Herhangi bir eksiklik varsa Derleme / Kataloglama birimindeki arkadaşlara eksikleri tamamlatılır. Kitap deposuna götürülen ilgili binlik grup depodaki arkadaşlar tarafından ve taşınır kayıt yetkilisi tarafından da bir kez daha sayılıp eksiksiz olduğu da kontrol edilir.

Kayıtların KBS Taşınır Sistemine aktarılmasına geçilir. Kayıtlar KBS Taşınır Sistemi kayıt şablonuna aktarılır. Doğru, sıralı ve aralarında boşluksuz, eksiksiz olmadığı doğru yerlere aktarıldığı katalog sistemiyle de karşılaştırılır. Kontrol ve doğrulama işlemleri Excel yöntemleriyle yapılır. Tek tek sayılmaz. Excel matematiksel olarak çalıştığı için insan hatalarına müsaade etmez. Kayıtların katalog sisteminden indirilip KBS Taşınır Sistemine aktarılana kadar her aşamada Excel kontrol ve doğrulama yöntemleri çok önemlidir. 

KBS Taşınır Sistemine aktarılan kayıtlar VİF (Varlık İşlem Fişi) haline getirilir. Tekrar bir daha doğruluğu kontrol edilir. Onaylama işlemi yapılır. Kayıt onaylanınca VİF numarası sistem tarafından otomatik olarak verilir. Daha sonra Onaylı Varlık İşlem Fişleri sayfasından kurumun muhasebe yetkilisi birime, Strateji Daire Başkanlığı VİF Gönder işlemi yapılır. İşlemlerin geri kalanı artık muhasebe biriminde devam eder.

Sıra EBY (Elektronik Belge Yönetimi Sistemi) üzerinden VİF bildirilmesine gelir. Girişi yapılan kayıtlar en geç 10 gün içerisinde muhasebe birimine bildirilmelidir VİF Taşınır Kayıt Yetkilisi tarafından ıslak imza ile imzalanır. Daha sonra bu imzalı kısımları taranarak ilgili VİF bütün halinde EBYS üzerinden elektronik olarak gönderilir. Ayrıca yönetmelikte istenen, kuruma ve yapılan işlemlere özel ilgili eklenmesi gereken belgeler de elektronik olarak hazırlanıp birlikte yazı ekinde gönderilir. Bu belgeler yapılan işe göre yönetmelikte belirtilmiştir. İşlemler muhasebe birimi tarafından da onaylandıktan sonra bir sorun kalmamış demektir.

Daha sonra ilgili binlik kaydın KBS Sistemi üzerinden Ortak Alana Verilmesi işlemlerine geçilir. İşlemlerin şu anki durumu ilgili kayıtların tek tek sistem üzerinden ortak alana verilmesine dayanmaktadır. Ortak alana verilmesi işlemi fişlerinin muhasebe birimine bildirilmesine gerek yoktur. Ortak alan fişleri onaylandıktan sonra ilgili demirbaşlar artık ortak alan sorumlusuna verilmiştir. Ortak alan işleri devir ve zimmet işlemleri değildir onlarla karıştırılmaması gerekmektedir.

Ortak alan işlemlerinin kolayca yapılabilmesi için çoklu seçim, toplu seçim, ürün kodlarına göre seçim gibi imkânların KBS Sistemi üzerinde güncellenmesi gerekmektedir. Bu güncellemeler sitemde yapıldıktan sonra ortak alana verme işlemlerinde hız ve zaman tasarrufu % 99 gibi çok büyük oranda sağlanmış olacaktır. Bu taşınır kayıt yetkililerin hızlı ve verimli çalışmaları açısından büyük önem taşımaktadır.

Kontrol takip ve hesaplamanın kolaylığı açısından kayıtların biner biner yapılması yöntemi benimsenmesinin nedeni ise: Yönetmelikte VİF başına kayıt sayısı zorunluluğu yoktur. Bu durum, kuruma göre taşınır kayıt yetkilisinin işlemleri kontrol takip etme verimliliği açısından önemlidir. Kişilere ve durumlara göre değişik yöntemler uygulanabilir. Gelişime açıktır. 

Bir başka kişisel çalışma yöntemi örneği: Kayıtlar ilgili yıla ait klasörlerde elektronik olarak arşivlenir ve yedekleri de çeşitli ortamlara alınarak saklanır. Yıllar içinde hangi kayıtların ne zaman yapıldıklarını? Sayılarını, nereye, hangi VİF’lere yapıldıklarını da görüp takip edebilmek için Taşınır Kayıt İşlemleri VİF Haritası adı altında bir Excel dosyasında kayıtların tümü takip ve kontrol edilebilir. Bu kısmı sizin çalışma yönteminize kalmıştır. İşlerinizde başarılar, sağlıklı ve mutlu çalışma hayatı dilerim.