PUKÖ

"Üniversitelerin kalbi olan kütüphanelerde, grup çalışma odalarından bireysel alanlara kadar her metrekarenin amacına uygun kullanımı için denetim bir tercih değil, zorunluluktur."

Kasım Çelik | İstanbul Sabahattin Zaim Üniversitesi | Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanı

Günümüzde KYS (Kalite Yönetim Sistemleri) üzerine çalışmalarda sık sık karşılaştığımız bir kavramdır PUKÖ. Açılımı; planla, uygula, kontrol et ve önlem al şeklindedir. Her konuda yapılan çalışmaların amacına ulaşması için uyulması gereken kuralların tek kelimede özetlenmiş halidir PUKÖ. Önemli işlere başlarken mutlaka plan yapılır. Plana göre adımlar atılır. Fakat her şey planda olduğu gibi düzgün yürümeyecektir. Belirli aralıklarla ihtiyaç duyulan kontrollerin yapılarak aksayan, sorun olan yerlerin tespit edilmesi ve gereken önlemlerin alınarak uygulanması şarttır. Aksi takdirde bütün emekler, yapılan harcamalar boşa gitmiş olabilir. Kütüphanecilikte de durum aynıdır. Emeklerin, harcamaların boşa gitmemesi için gerekli kontrollerin zamanında yapılması, sorun olan yerler iyi analiz edilerek önlemler alınıp uygulanması lazımdır. Kütüphane hizmetlerinin gerektiği gibi sunulması için bu uygulamalar sadece bir defalık olarak değil, düzenli olarak her zaman yapılmalıdır. 

Doğrudan görünmese de iyi bir kütüphanecilik hizmeti verebilmek için ciddi maliyetler harcanmaktadır. Kütüphane binasından başlayacak olursak, sıfırdan planlayıp yapmak, kiralamak veya eski bir binayı tamir ederek gerekli donanımların tamamlanması da ciddi bir maliyet gerektirir. Binanın işletim maliyeti de yüksektir. Elektrik, su, ısıtma-soğutma, asansör, yıllık bakım-onarım giderleri vb, hepsi çok ciddi meblağlar tutmaktadır. Koleksiyon geliştirmek için satın alınan yayınların bedeli, etiket, güvenlik işlemleri, abone olunan veri tabanları, kütüphane otomasyon sistemleri, bilgisayarlar, yazılımlar ve benzeri maliyetler için ciddi bütçeler harcanmaktadır. Üniversite kütüphanelerini dikkate aldığımızda, daire başkanından kütüphanecilere, memurlardan temizlik-güvenlik personellerine kadar çok sayıda kişi istihdam edilmektedir. Bu nedenle personel giderleri de önemli bir yekün tutmaktadır. Kütüphane olarak görevimizi gerektiği gibi yaparak eğitim öğretime verdiğimiz desteğin sonucunda beklenen başarı, memnuniyet sağlanmış olacaktır. Böylelikle ciddi rakamlara ulaşan maliyetler, harcamalar boşa gitmemiş olacaktır. 

Kütüphane hizmetleri için yapılan harcamaların karşılığında yeterli olumlu gelişmelerin sağlanabilmesi için aşağıda belirtilen konulara dikkate etmek, gerekli kontrolleri düzenli olarak yapıp önlemler almak ve uygulamak gerekmektedir. 

Kullanıcı eğitimi: Kütüphane okuma salonlarının ve diğer mekanlarının gerektiği gibi, bilinçli olarak kullanılması, basılı-elektronik yayınlar ile veri tabanlarından yeterince yararlanılması lazımdır. Bunun için öncelikli olarak kullanıcı eğitimine ağırlık verilmelidir. Çünkü yeni öğrenciler başta olmak üzere bazı akademik personeller dahil çok sayıda kullanıcımız kütüphanede ne gibi hizmetler verildiğinin farkında olmayabilir. Üniversiteye yeni başlayan öğrenci ve personellere Kütüphane hakkında da oryantasyon-tanıtım toplantıları yapılmalıdır. Kütüphane web sayfamızda katalog taramadan yayın taleplerine, veri tabanları kullanımından çalışma saatlerine kadar her türlü bilgiyi bulundurmamız ve gerektiğinde güncellemeler yapılması lazımdır. Akademisyenler ve öğrencilerden gelen talep ve soruları da iyi değerlendirerek bunları da kullanıcı eğitimi için fırsata çevirmek gerekir. 

Yayın alımı: Yayın alımı ve veri tabanı abonelikleri seçiminde öncelikli olarak esas kullanıcılarımız olan akademisyen ve öğrencilerimizin işine yarayabilecek, gerçekten kullanılabilecek olanları seçmek lazımdır. Örneğin; kütüphanede bulunsun diye İnşaat Mühendisliği bulunmayan bir üniversitede bu konudaki kitapları da almanın pek fazla faydası olmaz Hatta raflarımızı dolduracağı için zararı bile olacaktır. Kullanıcılarımızdan gelen yayın - veri tabanı alım isteklerini kontrol etmemiz de gerekmektedir. Bazen katalog taraması yapılmadan kütüphanemizde birkaç nüshası olan kitaplar için dahi satın alma talebi gelebilmektedir. Ya da, bir konuda gerekli veri tabanları var iken, eski işyerinde kullandığı için aşina olduğu bir veri tabanını da isteyebilir veya sayı çoğalsın diye aynı özelliklere sahip başka kaynakları da isteyebilirler. Bunları iyi inceleyip, değerlendirmek gerekir. Bütçemizin önemli bir kısmını kullanıcılarımıza faydalı olacak yayınlar için kullanmalıyız. Raflarımızı rahatlatmak için yeni basımları temin edilmiş olan ders kitaplarının eski baskılarının koleksiyondan ayıklanması işlemlerini de yapmak gerekir. 

Okuma salonlarının kontrolü: YÖK’ün baz aldığı ölçeğe göre üniversite kütüphanelerinde öğrenci başına en az 0,4 m² alan bulunmalıdır. Bir başka değişle 10.000 öğrencisi olan bir üniversite kütüphanesi 4.000 m²’den küçük olmamalıdır. Okuma salonlarında öğrencilerin ders çalışması için yeterince masa da bulunmalıdır. Kütüphane alanı ne kadar büyük olursa olsun, ne kadar fazla çalışma masası bulunursa bulunsun, verimli kullanılması için gerekli kontroller yapılıp önlemler alınmaz ise istenilen başarı elde edilmez.    

Çalışma masalarının gereksiz yere işgal edilmesini sıklıkla görebiliriz. Bu tür yanlış işlemlere karşı gerekli önlemleri alarak engel olmak gerekir. Örneğin, bazı kişiler kütüphanede ders çalışma, araştırma yapma niyetleri yok iken elindeki çantasını, bilgisayarını, kitabını, defterini veya başka bir eşyasını masalardan birinin üzerine bırakıp gidebiliyor. Belki derse gider, bekli de üniversite dışına çıkabilir. Kişinin nereye gittiğini bilemeyiz ama üzerine bıraktığı eşyalar nedeniyle masayı işgal etmiş olurlar. Bir başkası gelip baktığında, sanki bir işi varmış da gitmiş de 15-20 dakika sonra gelip tekrar çalışmaya devam edecekmiş zannederek o masaya oturup kullanamaz. Kısa sürede gelmeyeceğini tahmin etseler bile, eşyaların sahibi dönecek olursa, bir tartışmaya, kavgaya neden olmamak için yine o eşyalara dokunmaya çekinirler. Böylelikle o masa, eğer biz müdahale edip boşaltmazsak, eşyalarını bırakan kişinin keyfi yetinceye kadar kullanılmadan, atıl bir vaziyette kalmış olacaktır. Bu tür durumlara engel olmak için birçok kütüphanede yarım saat kuralı vardır. Masalar numaralı olmalı ve her masada kısaca yazılı kurallar içinde “yarım saatten fazla süre için masadan ayrılıyorsanız eşyalarınızı da alıp masayı boşuna işgal etmeyiniz” şeklinde uyarılar da bulunmalıdır. Önlem alınmazsa çok sayıda çalışma masası olan kütüphanelerde bile, özellikle sınav dönemlerinde ders çalışacak yer bulunmadığından şikayetler gelecektir. Bu tür durumları önlemek için bir kontrol işlemi yaparak “üzerinde eşya bulunup da çalışan insan bulunmayan” masaların numaraları tespit edilmelidir. Yarım saat sonra yapılacak ikinci kontrolde sadece tespit edilen masalar tekrar kontrol edilmelidir. Masadaki eşyaların sahibi gelmiş, çalışıyorsa herhangi bir işleme gerek yoktur. Ama, ilk kontroldeki gibi hala eşya var ve hiç kimse yoksa; tüm eşyaları zarar vermeden masadan kaldırıp pencere kenarı, raf kenarı gibi, masanın yakınında bir yere, ayak altında olmayacak şekilde bırakıp masayı temizlemek lazımdır. Genelde, masayı boşalttığımızda çalışmak için yer arayan başka öğrenciler hemen oturup ders çalışmaya başlayacaktır. Bir müddet sonra eşyaların sahibi geldiğinde “kim kaldırdı” diye büyük ihtimalle soracaktır. Görevlilerce kaldırıldığını öğrenince itirazları varsa bize gelecektir. Biz de onlara gerekli açıklamayı yaparız. Şu ana kadar tecrübe edindiğim kadarıyla, bu kişilerin büyük bir bölümü yaptığı işin yanlışlığının farkında oldukları için ses etmeden eşyalarını toparlayıp ya bir boş masa arar yahut da kütüphaneden ayrılıp gideceklerdir. Özellikle hukuk öğrencilerinden oluşan küçük bir grup, kanunları biraz bildiklerini düşünerek “benim özel eşyalarımı iznim olmadan siz nasıl kaldırırsınız” diye şikayete gelebilir. Bu tür durumlarda kararlı bir tavırla “eğer kuralları bildiğiniz halde dikkate almayıp masaları boş yere işgal ederseniz, karşılığına da katlanmanız gerekiyor. Burası kütüphane. Ders çalışma, araştırma yeri. Emanetçi dükkanı olarak kullanılmamalı…” gibi ifadelerle yaptığı yanlışlık kendisine anlatılmalıdır. Kararlı duruşumuz caydırıcı olacaktır. Zaten mantıklıca düşündüğümüzde, 10.000 öğrencisi olan bir kütüphanede aynı anda 1000 kişi çalışacak kapasite olsa bile, öğrencilerin %10'u masalara eşyasını bırakıp gitse, masaların tamamı işgal edilmiş olacaktır. Ama kurallara uyulsa, her gelen öğrenci çalışacak bir masa bulabilecektir. 

Nadiren de olsa itirazda biraz ileri giden öğrenciler olabilir. Her zaman kararlı bir biçimde kütüphane kurallarıyla cevap vermeli “eğer yanlış tutumda ısrar edilirse disiplin soruşturması açılması hakkımızın da olduğu” yönünde ikazı da yapabiliriz. Hiç arzu etmeyiz ama, gerektiğinde, delil olarak fotoğraf - kamera görüntülerini de eklemek suretiyle disiplin soruşturması istemekten de çekinmemek lazımdır. 

Okuma salonlarında bulunan çalışma masaları, oturan öğrencinin karşıdaki kişiyi görmeyeceği, göz teması kuramayacağı şekilde tasarlanmalıdır. Aksi takdirde verimi bir ders çalışma, araştırma yapma ortamı olmaz. Örnek vermek gerekirse, bir üniversite kütüphanesine ziyarete gitmiştim. Küçük sayılabilecek bir kütüphaneleri vardı ve içerisi haddinden fazla gürültülü idi. Çünkü çok uzun ve geniş birkaç toplantı masası etrafında sandalyeler konulmuştu. Masalarda bölmeler yoktu ve herkes birbirini rahatça görüyordu. Öğrenciler ders çalışmak araştırma yapmak yerine sanki bir kafede oturup sohbet ediyorlarmış gibi hareket edip arkadaşlarıyla gırgır şamata yapıyorlardı. Ne kadar ikaz edilse de sonuç değişmiyordu. Burada öğrencilerin değil kurumun sorumsuzluğu vardı. Kütüphanede olması gereken masalar yerine bir şekilde ellerinde bulunan, uygun olmayan eşyaları değerlendirip masraftan kaçma yolu tercih edilmişti. O ortamda ders çalışılması mümkün değildi. Halbuki uygun özelliklere sahip masalar olsaydı sessizlik sağlanır ve herkes dersine çalışabilir, sınavlarına hazırlanabilirdi.      

Grup çalışma odaları: Adı üzerinde Grup Çalışma Odası. Yani 1-2 kişinin odayı tutup “kafeteryaya gidip bir şeyler yiyerek içerek para harcayacağımıza, masrafsızca buradaki odayı tutar sohbet eder, ders çalışıyormuş görünürüz” gibi davranmaları hem üniversitenin imajı, başarısı açısından hem de yapılan masrafın, verilen emeklerin boşa gitmesi sebebiyle nahoş bir durum ortaya çıkacaktır. Grup çalışma odalarını kullanacağını söyleyen öğrenciler en az üç kişi olmalıdır. Kütüphane içindeki çalışma masalarında uygulanan su haricindeki yiyecek içecek kullanmama kuralı buralarda da uygulanmalıdır. Düzenli kontrol için odaların duvarları, kapıları boydan boya camla kaplı olmalıdır. Oda rezerve edildikten sonra diğerleri ayrılıp 1-2 kişi kalmış ise ikaz etmeliyiz. Eğer 10-15 dakika içinde tekrar kontrol ettiğimize diğer kişiler hala gelmemişse, oda boşaltılmalıdır. Böyle davranılmaz ise, Grup Çalışma Odaları amacına uygun olarak kullanılmamış olur. Verimli ve amacına uygun olarak kullanılmasına dikkat etmemiz lazım. Ne olursan ol, ne iş yaparsan yap, yeter ki Grup Çalışma Odaları dolu görünsün, insanlar burayı kullanıyor görünsün, diye düşünmek yanlıştır. Grup Çalışma Odalarında bilgisayar veya kartlarla karşılıklı oyun oynayanları, hatta odada sigara içmek isteyenleri dahi görmek mümkün olacaktır. Ne tür ihlal olursa olsun, kararlı bir biçimde gerekli ikazlar yapılmaz ise Grup Çalışma Odaları faydadan çok zarar verecektir. Eğer kontroller düzenli olarak yapılır, ihlal edenler ikaz edilir, yanlış davranışlarda ısrar edilmesi halinde disiplin işlemlerinin uygulanacağı hatırlatılırsa faydası görülecektir. Çalışkan, üniversitenin başarısına etki edecek öğrencilerin en fazla kullanmak istedikleri yerlerden biri de Grup Çalışma Odaları olacaktır.

Bireysel çalışma odaları: Birçok üniversitede akademisyenler için Bireysel Çalışma Odaları bulunmaktadır. Bir akademisyen kendi odasında rahatça çalışmalarını yapamayabilir. Yazı yazmak üzere bilgisayarını açtığında, başka bir akademisyen gelip çalışmasını bölebilir veya öğrencileri gelip soru sorarak, danışarak dikkatini dağıtabilir. Bu durumlara karşı 3-5 günlüğüne Bireysel Çalışma Odasına gelen akademisyen, kimse rahatsız etmeden yazısını, makalesini veya tezini rahat rahat tamamlayabilir. Kısa süreliğine değil de, odalar birkaç aylığına tahsis edilirse, gerektiği gibi faydalı kullanılmamış olur. Uzun süreli tahsis edildiğinde çok az kişi faydalanacaktır. 4-5 gün, 1 hafta gibi kısa sürelerle verildiğinde ihtiyaç duyan akademisyenler her zaman boş oda bulabilecektir. 

Kütüphane üniversitelerin kalbi gibidir. Başarılı üniversitelerde mutlaka başarıyla hizmet veren, güçlü bir kütüphane bulunmaktadır. Kütüphanenin ana görevi eğitim ve öğretime destek vermektir. Akademisyen ve öğrencilere gerekli desteği vermek için elimizdeki bina, bütçe, personel ve koleksiyon imkanlarını en iyi şekilde kullanmamız, değerlendirmemiz gerekmektedir. Uygulamada ortaya çıkacak aksaklıklar ve yeni ihtiyaçlar için düzenli kontroller yaparak gerekli önlemleri almamız, kararlı bir tavırla uygulamamız gerekmektedir. Üniversitenin başarısında kütüphane hizmetlerinin de çok önemli bir payı bulunacağının bilincinde olarak çalışmalarımızı yürütmeliyiz.