KÜTÜPHANELERDE DÖNÜŞÜMÜN ANAHTARI: PROJE YÖNETİMİ

"Kütüphaneler için proje yönetimi artık bir seçenek değil, kurumsal sürekliliğin ve toplumsal dönüşüme uyum sağlamanın mecburi bir aracıdır."

Dr. Selçuk Aydın | İstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı | Kütüphane Diplomasisi ve Projeler Birim Sorumlusu

Meslek hayatıma başladığım İBB Kütüphaneler ve Müzeler Müdürlüğü Atatürk Kitaplığı ve zaman zaman görev aldığım bağlı şube kütüphanelerinde toplumun her kesimine dokunan hizmetlerin içinde yer aldım; çocuk kütüphanelerinde merakın nasıl bilgiye dönüştüğüne tanıklık ettim. Nadir eser koleksiyonlarıyla çalışırken geçmişin izlerini korumanın sorumluluğu ile onurlandım, süreli yayınlar arasında dönemin hafızasına şahitlik ettim. Gezici kütüphanelerle farklı yerlerde farklı hayatlara ulaştım; şahıs arşivlerinde bireysel hikayelerin ne kadar kıymetli olduğunu gördüm. Akademik kütüphanelerde ise bilginin üretim ve dolaşım süreçlerinin merkezinde yer aldım. Bu farklı deneyimler bana kütüphanelerin tek tip yapılar olmadığını, aksine her birinin kendi dinamiği, kullanıcı profili ve hizmet anlayışıyla kendine münhasır dünyalar olduğunu gösterdi. Ancak tüm bu çeşitliliğin içinde değişmeyen tek bir gerçek vardı; o da kütüphaneler sürekli dönüşmek zorunda olduğuydu. 

Kariyer yolculuğumda farklı türde kütüphanelerde görev almış ve sonrasında akademik çalışmalarla bu deneyimi derinleştirmeye çalışan biri olarak şunu çok net söyleyebilirim ki; her disiplinde olduğu gibi kütüphanelerde de proje yönetimi artık tercih değil, bir zorunluluk haline gelmiştir. Günümüzde klasik bilgi hizmeti sunmanın yanı sıra öğrenme, üretme, paylaşma ve toplumsal etki oluşturma alanları haline gelen kütüphaneler, yeni dönemde bu çok işlevli yapılarını sürdürebilmek için, planlı ve stratejik hareket etmek durumundalar ve işte bu noktada proje yönetimi yaklaşımı kütüphaneler için en güçlü araçlarından biri olarak öne çıkmaktadır.

Mesleğe başladığım ilk yıllarda işlerin ritmi daha öngörülebilirdi. Günlük hizmet akışı ve alışılmış iş yapma biçimleri çalışma hayatımızın doğal rutiniydi. Ancak zaman içinde kullanıcı taleplerinin değiştiğine ve kütüphanelerin bu değişimin hızına uyum sağlama zorunluluğuna doğrudan tanıklık ettik. Kütüphaneler, aynı anda birden fazla ihtiyaca cevap vermeye çalışan, farklı beklentileri dengeleyen ve çoğu zaman sınırlı kaynaklarla en yüksek etkiyi üretmeye çalışan kurumlara dönüşmeye başladı. Bu süreçte kullanıcı profili çeşitlendi, hizmet alanları genişledi ve karar süreçleri çok paydaşlı bir yapıya evrildi.

Böylesi bir ortamda “nasıl olsa yaparız, bir şekilde hallederiz” yaklaşımı yerine daha planlı, sistematik ve hesap verebilir bir bakış açısıyla hareket edilmelidir. İşte tam da bu noktada proje yönetimi yaklaşımı, bir çözüm aracı olarak karşımıza çıkmakta; kütüphanelerde yürütülen işleri önceliklendirme, süreçleri anlamlandırma ve sonuçları izlenebilir hale getirme açısından kritik bir rol üstlenmektedir.

Proje yönetimi yaklaşımının kütüphanelerdeki yansımalarını farklı türde uygulamalarda görmek mümkün. Dijital arşiv projeleri, bilgi okuryazarlığı eğitim programları, makerspace uygulamaları ve topluluk odaklı okuma etkinlikleri gibi çalışmalar, proje mantığıyla ele alındığında çok daha planlı, sürdürülebilir ve görünür bir yapıya kavuşmaktadır. Aksi durumda ise pek çok iyi fikir, güçlü bir başlangıç yapmasına rağmen zaman içinde dağılmakta ve etkisini kaybetmektedir.

Ancak burada özellikle altını çizmek gerekir ki, proje yönetimini tek başına bir planlama tekniği olarak ele almak hatalı bir yaklaşım olacaktır. Yıllar içinde edindiğim deneyimler bana şunu açıkça gösterdi ki, en iyi tasarlanmış projeler bile, ekip tarafından sahiplenilmediğinde sürdürülebilir olamıyor, buna karşılık, daha mütevazı kaynaklarla yürütülen ancak güçlü bir ekip ruhuna dayanan çalışmalar çok daha kalıcı ve etkili sonuçlar üretebiliyor.

Bu nedenle kütüphanelerde proje yönetimi yaklaşımı aynı zamanda bir kültürü ifade eder. Bu kültürün temelinde ise şunlar yer alır:

• Birlikte çalışma anlayışı 

• Açık ve sürekli iletişim 

• Sorumluluk üstlenme isteği 

• Değişime uyum sağlama becerisi 

Elbette teknik bilgi ve proje planlama becerileri önemlidir; ancak tek başına yeterli değildir. Üst yönetim desteği, ekip motivasyonu ve kurumsal sahiplenme olmadan projeler çoğu zaman kâğıt üzerinde kalmaya mahkûm olur.Bu konuda bir diğer kritik unsur ise dış paydaşlarla kurulan ilişkilerdir. Sahada en belirleyici farkı yaratan deneyimlerden biri, doğru iş birliklerinin gücüdür. 

Proje yönetimi günümüzde artık belirli bir mesleki alanın aracı değil, tüm disiplinler ve kurumlar için ortak bir düşünme ve yönetme biçimine dönüşmüş durumda. Ancak kütüphaneler açısından bu yaklaşımın çok daha stratejik bir anlamı var. Çünkü kütüphaneler, değişen bilgi hizmetleri alanı  içinde toplumsal dönüşüme doğrudan temas eden en önemli kurumlardır. Bu nedenle kütüphanelerin geleceğe uyum sağlayabilmesi, kullanıcı ihtiyaçlarına hızlı ve doğru yanıt verebilmesi ve sürdürülebilir hizmet modelleri geliştirebilmesi büyük ölçüde proje temelli düşünme ve iş yapabilme kapasitesine bağlıdır. Çünkü artık hizmet üretmek kadar bu hizmetin nasıl tasarlandığı, nasıl uygulandığı ve hangi etkiyi oluşturduğu da önem arz etmektedir. 

Proje yönetimi, günümüzde kütüphaneler için bir seçenek olmaktan çıkmış; kurumsal sürekliliği ve gelişimi destekleyen temel/mecburi bir araç haline gelmiştir. Ancak bu yaklaşımın uygulama alanını kütüphanelerle sınırlı tutmak de eksik bir değerlendirme olur. Çünkü bugün kütüphaneler, arşivler, müzeler ve diğer kültür kurumları -yani KAM yapıları-benzer dönüşüm baskılarıyla karşı karşıyadır. Dijitalleşme, kültürel mirasın korunması, erişilebilirlik, toplumsal katılım ve sürdürülebilirlik gibi ortak hedefler, bu kurumları aynı yönetimsel ihtiyaçlar etrafında buluşturmaktadır. Bu nedenle proje yönetimi yaklaşımının KAM kurumlarında da benimsenmesi ve kurumsal kültürün ayrılmaz bir parçası haline getirilmesi artık kaçınılmazdır.